엑셀 드롭 다운 및 조건부 서식 활용 하기

  드롭 다운

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엑셀로 문서를 만들다 보면 특정 컬럼에는 정해진 값들만 들어가는 경우가 있습니다.
체크 리스트나 테스트 케이스와 같은 문서에는 결과 값을 적은 컬럼이 필요한데 이 컬럼이 그런 경우가 되겠죠.
몇 가지 항목이 반복적으로 입력할 필요가 있는 경우 드롭 다운을 사용하면 편리합니다.

이번 포스팅에서는 드롭 다운을 만드는 방법과 함께 조건부 서식의 활용에 대해 정리해 보고자 합니다.

  드롭 다운 만들기

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이런 문서를 만든다고 해 보겠습니다. 새롭게 개발된 화면의 기능을 간단히 체크하기 위한 체크 리스트인데요. Result 컬럼에는 Pass, Fail, NT(Not Tested) 정도의 값들만 들어갈 예정입니다.
이 값들만 입력되도록 Result 컬럼에 드롭 다운을 생성해 보도록 하겠습니다.

먼저 드롭 다운을 만들 영역을 지정하고 데이터 > 데이터 유효성 검사 > 데이터 유효성 검사 메뉴를 찾아서 클릭해 줍니다.

그러면 이런 팝업이 표시되는데 제한 대상을 눌러 목록을 선택해 줍니다.

그리고 원본 항목에 드롭 다운을 구성할 텍스트를 입력해 주고 확인을 누릅니다.
드롭다운 표시 항목에 체크 되어 있는지 꼭 확인하시구요.

완료가 되면 그림과 같이 지정한 영역에 드롭 다운 표시가 생깁니다.

드롭다운을 추가하고 값들을 채워 준 모습입니다.
그런데 구분이 잘 되지 않아서 어떤게 통과 되고 안 된건지 헷갈리네요.

이럴 때 조건부 서식을 활용하면 좋습니다.

  조건부 서식 활용하기

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조건부 서식을 적용할 영역을 지정하고 홈 > 조건부 서식 > 새 규칙 메뉴를 눌러 줍니다.

[다음을 포함하는 셀만 서식 지정] 항목을 그림과 같이 선택합니다.
규칙 설명 편집에서 [특정 텍스트]를 선택합니다.
그리고 원하는 텍스트를 입력해 줍니다. 저는 Fail을 강조하고 싶어서 Fail을 입력했습니다.
그리고 파란색 네모 안에 있는 서식을 눌러 줍니다.

그러면 이렇게 서식 지정 팝업이 표시됩니다.
여기서는 표시 형식과 글꼴, 테두리, 채우기 등을 지정해 줄 수 있습니다.
저는 Fail 항목에 빨간색을 채워 잘 표시되게 할 생각입니다.

같은 방법으로 Fail과 NT항목에 조건부 서식을 적용하였습니다.
Fail에는 빨간색 채우기, NT에는 회색 채우기를 적용하니 결과 부분이 강조되어 더 보기가 좋아진 모습입니다.

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이상으로 드롭 다운과 조건부 서식에 대해 간단히 정리해 보았습니다.
조건부 서식은 위에 사용한 방법 외에도 유용한 규칙들이 있으니 한 번씩 사용해 보면 좋을 것 같습니다.